Moni meistä haaveilee kevyemmistä työviikoista, muttei oikein tiedä mistä lähteä liikkeelle. Seuraavat 5 keinoa tarjoavat heti käyttöön otettavat keinot muutoksen aloittamiseen.
Ei enää tekosyitä!
Lähdetäänpä liikkeelle:
1. Kirkasta motivaatiosi muutokseen
Toivot siis työviikoistasi kevyempiä? Ehkä olet luvannut itsellesi, että et enää suostu ylitöihin ja jatkossa pidät työpäivät tiukasti kahdeksassa tunnissa?
Moni kaunis uuden vuoden lupaus tai hähmäisesti asetettu tavoite kaatuu siksi, että motivaatio niihin tulee ulkoapäin (lisää "pitäisi pitäisi pitäisi" -ajattelua, joka ei kanna arjessa), sen sijaan, että muutos tai tavoitetila itsessään olisi aidosti sisäisesti motivoiva.
Olen haastatellut tulevaa kirjaani varten kymmeniä ihmisiä, joista montaa yhdistää sama havainto: “Muutos kohti kevyempiä työviikkoja ja terveempää työtahtia lähti siitä, kun ymmärsin mihin kaikkeen käytän aikaa mieluummin kuin työhön”.
Meille kaikille tulee vastaan tiukkoja paikkoja ja tilanteita, jossa pitää väsyneenä tai kiireessä valita pomon kiireisen pyynnön ja kotiinlähdön väliltä. Silloin auttaa, kun muistaa miksi oman hyvinvoinnin priorisointi on tärkeää.
Listaa ylös:
Mihin kaikkeen käytät mieluummin aikaasi kuin työhön?
Miksi kevyemmän ja kivemmalta tuntuvan työelämän tavoittelu tuntuu juuri sulle tärkeältä? Miksi juuri nyt?
Nyt kun tiedät miksi itsesi johtaminen kohti kevyempiä työviikkoja on tärkeää, on aika miettiä, missä rajoissa työtäsi on fiksua tehdä.
2. Aseta sitovia rajoja ja periaatteita itsellesi
Usein rajojen koetaan jotenkin estävän jotain toimintaa, mutta todellisuudessa rajat tuovat sinulle vapauden toimia rauhassa valitsemallasi tontilla.
Kuvittele mielessäsi päiväkoti, joka on hölmösti rakennettu ison tien varteen. Päiväkodin ohjaajilla on kädet täynnä työtä vahtia, ettei kukaan lapsista ajaudu leikkimään liian lähellä tien reunaa. Leikkihetkeä varjostaa jatkuvasti uhka ohi mahdollisesta ohi ajavasta rekasta, ja leikit on siksi rajattu mahdollisimman kauaksi tiestä. Hippaa saa leikkiä vain ihan päiväkotirakennuksen nurkalla - where’s the fun in that?!
Kun uuden budjetin myötä päiväkodin pihaan rakennetaan kunnon raja-aidat, lapset pääsevät huoletta leikkimään koko isolle pihalle, ihan vilkkaan tien varteen asti! Lasten tai heidän ohjaajien (sinun tai pomosi…) ei enää tarvitse jatkuvasti varoa rekkoja (ylikuormitusta), kun turvallisen leikin (työroolisi ja jaksamisesi) rajat on selkeästi merkitty pihaan.
Samoin kuin esimerkin raja-aidat, myös itse asettamasi jaksamisen rajat ja työnteon periaatteet luovat turvalliset raamit tekemiselle. Kun tiedät missä rajasi menevät ja opit kommunikoimaan ne fiksusti, löydät vapauden niiden sisällä tehdä työtä juuri kuten haluat, ylikuormittumista pelkäämättä.
Pikaharjoitus rajojen asettamiseen:
Aloita asettamalla täysin itsestäänselviä rajoja (esim. ei töitä sunnuntaiaamuisin), ja ala kaventamaan ja tarkentamaan siitä. Jos sunnuntaiaamut on levolle pyhitettyjä, mites sunnuntai-illat?
Entä lauantait?
Missä kohtaa perjantai-iltana alkaa sellainen oma aika, jossa et ole enää valmis joustamaan työn vuoksi? Entä muina arki-iltoina?
Näin etenemällä voit asettaa rajoja ensin työajallesi, ja myöhemmin muillekin työn aspekteille, esim. sille, ketä olet työajallasi ilomielin valmis auttamaan ja missä määrin.
Kohdat 1 ja 2 on keskittyneet ylätason keinoihin, ja nyt zoomataan yhden työpäivän tasolle:
3. Valitse työpäivälle merkityksellinen tavoite
Monesti neuvotaan priorisoimaan jokaiseen työpäivään 1-3 tärkeää kokonaisuutta, jousta ei jousteta. Tämä onkin hyvä neuvo silloin, kun työviikko on jo hyvin hallussa, ja sirpaleiset tehtävälistat on jo saatu nivottua kunnon kokonaisuuksiin.
Jos olet kuitenkin vasta työviikkojen keventämisen alkutaipaleella, on helpompaa lähteä liikkeelle yksinkertaisella, pomminvarmalla ajatustyökalulla. Se toimii näin:
a) Valitse työpäivällesi merkityksellinen, sinulle tärkeältä tuntuva tavoite.
Esim. Projektiraportti on valmis klo 16, jotta pääset energisenä salille.
Tai, kirjoitat tänään julkaisuvalmiiksi 2 lupaamaasi blogipostausta, kävi miten kävi.
Tärkeintä on, että tavoite on selkeä ja spesifi. Porsaanreikiä ei pidä jättää, koska ne tulee väsyneenä iltapäivästä kyllä käyttöön!
b) Peilaa jokaista työpäivän aikana eteen tulevaa valintaa tähän yhteen tavoitteeseen.
Kollegasi pyytää apuasi: onko auttaminen juuri tänään tärkeämpää, kuin itsellesi aamulla virkeänä ja hyvin levänneenä asettamasi tavoite?
Tai kun meinaat innostua päivittämään yrityksen somea bloggailun sijaan, onko se todella juuri tänään akuutimpaa, kuin suunnittelemasi blogitekstit?
Joka kerta kun pöydälle tulee muuta, tai meinaat innostua toisesta tehtävästä peilaa sitä asettamaasi tavoitteeseen. Valitsetko mieluummin uuden työtehtävän tekemisen, vai tavoitteessa pysymisen?
Tiedän kokemuksesta, että nyt jo ehkä mietit, että hyvästä ja tärkeästäkin tavoitteesta kiinni pitäminen voi olla vaikeaa, koska työpäivän aikana tulee vastaan vaikka millaisia yllätyksiä… ja se tuokin meidän kohtaan 4!
4. Tunnista kriittiset onnistumisen paikat ja todennäköiset esteet
Tämä on ehkä henkilökohtainen suosikkini: työpäivän mikrovisualisointi, eli kyky ennakoida mitä työpäivän aikana voi tapahtua, ja keinot taklata nämä haasteet alta pois ajoissa.
Kun olet asettanut työpäivääsi merkityksellisen tavoitteen, kaikista tärkeintä on varmistaa, että sinulla on mahdollisuus ja parhaat mahdolliset lähtökohdat tavoitteen toteuttamiseen.
Pikakelaa siis koko työpäivä mielessäsi aamulla, ja arvioi päivän tapahtumia kahdesta näkökulmasta:
Missä on onnistuttava, jotta pääset tavoitteeseen?
Entä missä on suurimmat riskit?
Voi esimerkiksi olla, että projektiraportin valmistuminen vaatii vielä jonkun materiaalin saamista kollegaltasi. Tai ehkä blogitekstiä ei voi laskea julkaisuvalmiiksi ennen kuin saat haastatellulta asiakkaalta vielä viimeisen hyväksynnän hänen lausuntoihinsa?
Nämä ovat kriittisiä riskejä tavoitteesi onnistumisen kannalta, joten niiden toteutuminen kannattaa varmistaa heti aamusta (vaikka lyhyellä viestillä: “hei kuittaathan materiaalit klo 12 viimeistään, jotta saadaan homma sovitusti tänään valmiiksi”).
Tai ehkä suurin riski onkin oma tapasi innostua aina uudesta tehtävästä ja rönsyillä aiheesta toiseen hyvästä suunnitelmasta riippumatta? Silloin kaikista tärkeimmät tehtävät kannattaa hoitaa heti aamusta alta pois, jotta ne tulevat varmasti tehdyksi ennen deadlinea.
Tärkeintä on tunnistaa, minkä kaiken on mentävä maaliin, jotta saavutat merkityksellisen tavoitteesi. Tämä on myös hyvä kohta heti aamusta varmistaa (sanity check), että asettamasi tavoite on ylipäänsä realistinen.
Ja varmistat, että pääset lopettamaan työpäivän ajoissa levollisin mielin, onnistumisesta kielivä hymy kasvoilla!
5. Opi ennakoimaan
Kun neljä edellistä kohtaa alkaa sujumaan, on aika ottaa isompi kuva haltuun ja alkaa ennakoimaan ajoissa työpäivän tapahtumia. Ehkä oletkin jo huomannut, että usein keskiviikon deadlinessa pysyminen ei ole kiinni keskiviikon tapahtumista, vaan kriittinen työ tapahtuu jo alkuviikon aikana?
Aloita työn suunnittelun opettelu päivätasolta, ja kun pikkuhiljaa opit tunnistamaan päivien välisiä riippuvuuksia keskenään, on aika kokeilla viikkotason suunnittelua.
P.S. Jos tuntuu, että kaipaat työn ennakoinnin opetteluun ja viikko- tai kuukausitason työn suunnittelemiseen tukea, tsekkaa Menesty uupumatta -valmennuskokonaisuus täältä. Valmennuksessa opit kokonaisvaltaisen itsensä johtamisen mallin, jolla työviikot pysyvät hallussasi ja kevyinä, vaikka viikko olisi yllätyksiä täynnä!
Viikkotason suunnittelussa hallinnan tunne työstäsi kasvaa nopeasti:
Ymmärrät mistä ja milloin “yllättävät” työtehtävät tulevat, ja kuinka paljon ne vievät aikaa
Opit kieltäytymään tehtävistä ja palavereista, jotka eivät vie sinua tavoitteitasi kohti
Päätät itse miten aikasi käytät ja vahvistat hallinnan tunnetta työstäsi
Lopetat työpäiväsi hyvällä fiiliksellä, ja tiedät mistä seuraavana päivänä aloitat hommat päästäksesi heti tuottavaan työhön kiinni
Valmis astumaan uuteen, kevyempään elämään? 🧡
Menesty uupumatta -valmennuksessa opetellaan uuden, kevyemmän työelämän vaatimaa mindsetiä sekä opetellaan konkreettiset keinot johtaa itseäsi, suunnitella työpäiviä ja -viikkoja sekä käytännössä pitää kiinni lyhyemmistä työpäivistä (mm. miten kieltäytyä kohteliaasti ylimääräisistä palavereista ja tehtävistä, miten delegoit onnistuneesti, miten pysyä suunnitelmissasi).
Tsekkaa valmennuksen infot täältä ja tuu mukaan!
Koska ansaitset työelämän, joka tuntuu kivalta 😊
Katso myös Youtubessa: 5 keinoa johtaa itseäsi heti fiksummin kohti kevyempiä työviikkoja