Fokus: Tuottavuuden nosto
Asiakas: ~ 300 hengen konsulttiyritys
Tiimi: 15 hengen myyntitiimi
Konsultointialan asiakkaani myyntitiimillä oli ongelma: myyjillä ei ollut mahdollisuutta käyttää tulokselliseen asiakastyöhön (kontaktointi, neuvottelut, follow up) toivomaansa aikaa, koska työpäivät tuntuivat hektiseltä silpulta. Aikaa meni kaikkeen muuhun: sisäisiin palavereihin, tuotantotiimin kanssa säätämiseen ja tuplatyöhön.
Näillä 3 muutoksella leikkasimme myyjiltä keskimäärin 4 tuntia turhaa työaikaa jokaisesta viikosta:
1️. Asiakkuudenhoitomalli
Muutoksen pohjaksi luotiin uusi asiakkuudenhoitomalli, jossa määriteltiin palvelustandardit erikokoisille asiakkaille. Tiimi oli aiemmin palvellut pieniä muutaman ihmisen firmoja lähes samalla laatutasolla kuin satojen tuhansien eurojen liikevaihtoa tuovia yrityksiä. Monet pienet asiakkuudet olivat yritykselle siksi käytännössä kannattamattomia.
Nyt eri kokoisille asiakkaille määriteltiin omat palvelumallit ja ajankäyttötavoitteet, mikä leikkasi pieniin asiakkaisiin käytettyä aikaa merkittävästi. Kannattamattomat asiakkuudet pyrittiin lopettamaan sopimusten taitekohtiin kokonaan.
Meiltä tuli fasilitointituki ja struktuuri, tiimiltä itseltään asiakkaiden priorisointikriteerit.
2. UUSI ROOLITUS 🔥
Muutoksen ytimessä oli uuden roolituksen määrittely myynti- ja asiantuntijatiimien välille.
Tiimin käytäntönä oli esimerkiksi ollut aiemmin, että kaikkiin asiakastapaamisiin osallistuu kaksi myyjää. Nyt käytäntöä muutettiin niin, että tapaamisiin osallistui tarpeista riippuen yksi myyjä, myyjä+asiantuntija tai asiantuntija yksin.
Myyjän rooli tarkennettiin asiakassuhteen hoitamiseen, ja aiemmin myyjän tontille kuulunut projektisuunnittelu siirtyi asiantuntijatiimille. Tämä johti lopulta myös tyytyväisempiin asiantuntijoihin ja asiakkaisiin, kun projektin toteuttamisesta vastaavat konsultit pääsivät projektisuunnitteluun aiemmassa vaiheessa kiinni. Aikaa säästyi merkittävästi molemmilta tiimeiltä, kun projektisuunnitelmia ei enää tehty tuplana.
3️. Tarjousten standardointi
Asiantuntijatiimin osallistaminen myyntitarjousten tarkempaan suunnitteluun johti myös käytetyn myyntimateriaalin ja tarjouspohjan standardointiin. Myyntimateriaalien turhaan yksilöintiin kuluva aika saatiin leikattua, kun huomattiin, että projekteissa ja tarjouksissa oli itse asiassa paljon toistuvia elementtejä, jotka voitiin standardoida läpi koko tiimin.
Tiimille luotiin myös yhteinen hinnoittelutaulukko, jonka perusteella myyjä pystyy jatkossa itsenäisesti tarjoamaan asiakkaille suoraa urakkahintaa yleisimpiin palvelupyyntöihin. Näin yhä useammalle asiakkaalle pystyttiin kertomaan suunta-antava hinta jo suoraan ensimmäisessä tapaamisessa.
(Tämä laskettiin muuten hukkatyön vähentämisen lisäksi myös asiakaskokemuspuolen voitoksi!)
Tämä vähensi merkittävästi jokaiseen tarjoukseen käytettyä aikaa, mikä oli merkittävää, kun tarjouksia tehtiin viikottain ~ 50 kappaletta.
Tulokset
Keskimäärin myyntitiimiltä löydettiin 4 tuntia toistuvaa, turhaa työtä, joka karsittiin viikoista pois melko yksinkertaisilla toimilla. Tiimin vetäjä oli hyvin motivoitunut muutoksen läpivientiin, ja päivitti projektimme jälkeen myös tiimin tavoitemallia tukemaan uutta roolitusta paremmin.
4 vapautunutta työtuntia allokoitiin asiakkaan kannattavimman kohderyhmän kontaktointiin ja uusasiakashankintaan. Projektin tulokset mitataan miljoonissa euroissa.